Личный кабинет абитуриента: цифровизация поступления в ВУЗ

Личный кабинет абитуриента: цифровизация поступления в ВУЗ

Для оптимизации взаимодействия абитуриентов с образовательной организацией мы предлагаем использовать интеграцию личных кабинетов и организовать службу единого окна – МФЦ студента.

Поступление в высшее учебное заведение — однозначно стресс как для абитуриента, так и для родителей, а процесс подготовки и отправки документов для поступления еще вчера представлялся в виде путешествия в другой город по нескольку раз, обивания порогов университета и очередей на заключение договора.

Но сегодня, благодаря стремлению учебных заведений к цифровизации и упрощению процессов работы с абитуриентами и студентами, достаточно заполнить форму в личном кабинете и выбрать нужный факультет.

Модуль предназначен для электронного взаимодействия абитуриента с приемной комиссией учебного заведения на всем протяжении приемной кампании: от подачи заявления до подписания договора на обучение и получения приказа о зачислении.

Основные функции:

• Подача и отзыв заявлений, подача согласий, отказ от зачисления
• Отражение в личном кабинете всех заявлений абитуриента, поданных разными способами: из личного кабинета, напрямую в приемную комиссию, через сервис «Поступай онлайн»
• Печать заявлений и других документов
• Отражение актуальных рейтинговых списков, списков к зачислению и списков зачисленных в число обучающихся

Рассмотрим подробнее, как это работает.

Автоматизация бизнес-процесса подачи документов и разработка электронного документооборота

Команда приступила к автоматизации бизнес-процесса, детально изучив предоставленные клиентом описанные бизнес-процессы и требования к функционалу.

В ходе работы дополнили функционал личного кабинета от клиента.

Функционал личного кабинета абитуриента должен содержать:

• Регистрацию
• Подачу заявления абитуриента
• Подачу заявления на договор, в т.ч. 3-х сторонний
• Подачу заявления на скидку
• Возможность подписать документ электронно или лично, при желании подписанта
• Возможность выбора общежития: требуется или нет, если требуется, то в каком корпусе

Абитуриент, попав в веб-приложение на сайте ВУЗа — регистрируется, ему открывается возможность подать «Заявление абитуриента» — заполняет большую форму, указывает данные:

• о себе (паспортные данные, СНИЛС и др. личные документы)
• в случае если абитуриент несовершеннолетний — данные третьего лица
• результаты ЕГЭ
• индивидуальные достижения
• документы преимущественного права, если такие имеются
• запись на вступительные испытания
• выбирает конкурсную группу
• и многие другие данные вплоть до данных требуется ли ему общежитие и какой кампус необходим

После ввода корректных данных - отправляет заявление.

Далее система — веб-приложение — отправляет в заведомо созданные очереди брокера очередей RabbitMQ пакеты (данные): пользователь и заявки.

Консьюмер 1С — читает пакеты, проверяет их на корректность, сохраняет абитуриента, и сохраняет заявку, передает ее оператору 1С на проверку.

Проверку на подлинность предоставленных данных делает сотрудник приемной комиссии.

Если данные не корректны — оператор 1С ставит статус заявки «Требуется доработка», пишет комментарий, и возвращает пакет обратно системе.

Веб-приложение, получив пакет — информирует пользователя на почту и на сайте в уведомлении, что заявка отправлена на редактирование, и показывает комментарий оператора 1С.

Если заявка была корректна — оператор 1С сохраняет заявку, ставит статус «одобрено» и одобренная заявка отправляется обратно в веб-приложение. О чем также уведомляется абитуриент.

Параллельно с этим алгоритм веб-приложения отправляет результаты ЕГЭ и вступительных испытаний на проверку.

Как только, баллы подтверждаются - в веб приложение в отдельной очереди — отправляется пакет данных «подтвержденных баллов».

Веб-приложение в свою очередь, «читает» пакет, делает записи в справочниках «подтвержденных баллов» и отправляет абитуриенту на почту сообщение, что он может продолжить процесс подачи документов.

После уведомления абитуриент заходит в веб-приложение и видит, что ему доступна вкладка «Мои договоры», где ему будет предложено сразу подать «заявку на заключение договора».

Абитуриент, начав заполнять форму «Заявки на договор» увидит, что ему доступны только те кампусы и конкурсные группы — которые он указывал в прошлой заявке.

Заполнив форму, абитуриенту предоставляется возможность прикрепить заявление на скидку, которое будет рассматриваться сотрудниками ВУЗа.

По итогам рассмотрения заявки на скидку — абитуриент также получит уведомление с результатом.

Перед отправкой и сохранением заявки — предусмотрено несколько процедур проверки.

Заявка автоматически проверяется по ряду требований, в которые входят:

• проверки на наличие необходимых дисциплин в ЕГЭ
• проходные баллы
• нет ли в базе у этого абитуриента заявки/договора на выбранное направление

Если, хотя бы 1 требование не соблюдено — абитуриент будет уведомлен, по какому из требований он не проходит.

Также пользователь выбирает форму подписания договора:

• собственноручно в филиале ВУЗа
• электронно

Если все требования соблюдены, заявка отправляется в 1С, в которой запускаются аналогичные проверки.

Как только система получила ответ, что заявка на договор оформлена верно, сотрудник подтвердил или отклонил скидку — в веб-приложение приходит пакет с подтверждениями.

Система уведомляет об этом пользователя на почту и в список уведомлений.

В параллельном процессе запускается алгоритм создания проекта договора.

Система 1С создает проект, самостоятельно отправляет данные сторон в систему, где данные сверяются и формируется сам договор.

После получения ответа — пользователь получает проект договора в веб-приложении, как только проект договора готов — абитуриента уведомят на электронную почту, в личном кабинете.

Если в заявке был выбран тип подписания «собственноручно» — пользователю открывается возможность выбрать: дату и время для записи на визит в отделении, который он указывал ранее.

Далее данные передаются сотруднику приемной комиссии, где будет полная информация по абитуриенту, его заявкам и планируемой дате посещения ВУЗа для подписания договора.

Уже при посещении ВУЗа - абитуриент и третье лицо (родители, организация, оплачивающая обучение) еще раз ознакомится с договором и смогут его подписать.

Абитуриент ознакамливается с проектом договором и может либо подписать его, либо отказаться от проекта.

Если в заявке было создано третье лицо, то веб-приложение формирует пригласительное сообщение, с указаниями дальнейших действий, и отправит на почту третьему лицу.

Для третьих лиц, будь то физическое лицо или юридическое лицо — создан отдельный домен, в котором они должны зарегистрироваться.

Им отображается только активный договор, они могу отслеживать его движение.

Если все согласны с условиями проекта договора система предлагает принять электронную версию.

Подтвердить согласие можно при помощи SMS: система генерирует уникальный код и отправляет его через SMS.

После проверки корректности введенного кода система отправляет в личный кабинет данные о согласии.

В случае, если кто-то еще не согласился с условиями договора —система также отобразит это.

Как только проект договора был принят всеми сторонами в 1С отправляется пакет со всеми подписями, датами, и с какой версией пользователи соглашались.

После этого система 1С отправляет запрос в систему, которая создает физический договор, и отправляет обратно его электронную версию в систему 1С, после чего из 1С данные отправляются в личный кабинет.

Абитуриенту и подписантам, в случае трехстороннего договора, отправляется письмо на почту, и создается уведомление, в котором сказано, что необходимо подписать договор и согласиться с офер...

Советы абитуриентам:

• Для регистрации в личном кабинете абитуриента используйте реальный Email абитуриента.
• Не используйте Email родственников (отца, матери и т.п.) или иных третьих лиц для регистрации личного кабинета абитуриента, это может вызвать ошибки если будете заключать договор.
• Если ранее подавали заявление через единый портал госуслуг, используйте здесь тот же Email, который указали там, это минимизирует ошибки при сопоставлении данных.
• Для регистрации в личном кабинете абитуриента используйте реальный телефон абитуриента.
• Не используйте телефон родственников (отца, матери и т.п.) или иных третьих лиц для регистрации личного кабинета абитуриента, это может вызвать ошибки если будете заключать договор.
• Если ранее подавали заявление через единый портал госуслуг, используйте здесь тот же телефон, который указали там, это минимизирует ошибки при сопоставлении данных.